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Nous, des Services de relogement Royal LePage (SRRL), respectons la vie privée de nos clients et nous engageons envers eux à tenir exacts, confidentiels, sécurisés et secrets tous les renseignements personnels qui les concernent. Dans le but de veiller à ce que les SRRL continuent de satisfaire pleinement à cet engagement, nous avons récemment adopté la règle suivante en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.
Les parties qui suivent, prises dans leur ensemble, forment la Règle des SRRL en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels : 1. Introduction 2. Les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels Responsabilité Détermination des fins de la collecte de renseignements Consentement Limitation de la collecte Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation Exactitude Mesures de sécurité Transparence Accès aux renseignements personnels Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes 3. Application des dix principes Nature des renseignements que nous recueillons Utilisation des renseignements personnels vous concernant Communication des renseignements personnels vous concernant Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels Modes de protection des renseignements personnels vous concernant Sécurité des sites Web Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité des les modifier Retrait du consentement Renseignements non personnels et témoins (ou cookies) Questions, préoccupations et plaintes relativement à la Règle des SRRL en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels
Dans le cadre de la prestation de leurs produits et services, les SRRL peuvent être appelés à recueillir, moyennant le consentement de leurs clients, des renseignements personnels concernant ces derniers. On entend par « Renseignements personnels » toute information portant sur une personne identifiable. Il peut s'agir, entre autres choses, de ses nom et prénom, de son adresse, son âge, son sexe, son revenu, son dossier d'emploi, ses antécédents professionnels et de crédit, ses dettes et autres obligations financières, ses préférences personnelles et tout autre renseignement concernant la personne même ou un membre de sa famille. Toutefois, ne s'inscrivent pas parmi les « renseignements personnels » les nom et prénom d'un employé d'entreprise, le titre de son poste ni ses adresse et numéros de téléphone au travail. Le texte de la Règle des SRRL en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels a été rédigé en fonction de, et en conformité avec, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada, laquelle englobe les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels définis dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA). Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette nouvelle loi, veuillez consulter le site Web officiel du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse http://www.privcom.gc.ca. La présente règle d’entreprise décrit les dix grands principes auxquels obéissent les SRRL pour s’assurer de protéger les renseignements personnels qu’ils collectent sur leurs clients et utilisent ou communiquent dans le cadre de leurs activités commerciales au Canada. Tous nos employés qui ont accès à des renseignements personnels doivent par ailleurs s’engager à respecter en tous points la Règle des SRRL ainsi que tous ses procédés et méthodes connexes. À cette fin, les SRRL ont nommé un directeur à la protection de la vie privée dont le rôle consiste à veiller que tous les employés des SRRL se conforment en tous points à la loi ainsi qu’à la règle de l’entreprise.
Les dix principes qui suivent régissent l’ensemble de nos actions en ce qu’elles se rapportent à l’utilisation des renseignements portant sur notre clientèle : Principe 1 – Responsabilité
Nature des renseignements que nous recueillons Les SRRL recueillent et utilisent les renseignements personnels dans le but de vous procurer les services de relogement que vous avez demandés (par l’entremise de votre employeur) ou pour offrir des produits et des services supplémentaires susceptibles de vous intéresser. Vous avez le choix de consentir ou non à nous fournir des renseignements personnels vous concernant. Toutefois, en ne disposant pas de certains renseignements, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous procurer certains de nos produits et services. Nous ne pouvons, par exemple, vous fournir nos services d’aide à la réinstallation si nous ne savons pas, pour commencer, où vous habitez. Bref, la nature de votre demande de services déterminera le type de renseignements personnels que nous serons susceptibles de réclamer de vous. Voici une liste des renseignements de base requis pour la prestation de nos services de relogement :
Par ailleurs, les SRRL peuvent conserver un dossier contenant vos coordonnées et autres renseignements de base aux fins de réponses à vos demandes et pour s’assurer que vous êtes bien satisfait des services de relogement qui vous ont été fournis. Prenez note également que lorsque vous consultez le site Web des SRRL, nous ne recueillons aucune information permettant de vous identifier à moins que vous ne la fournissiez vous-même de plein gré. Par ailleurs, tous les renseignements que vous nous transmettez par ce moyen sont conservés en lieu sûr et tenus strictement confidentiels. Utilisation des renseignements personnels vous concernant Les SRRL utilisent les renseignements personnels vous concernant à deux grandes fins générales : 1. Renseignements personnels d’ordre général - Pour communiquer avec vous pendant la durée de votre processus de relogement et pour vous faire bénéficier de nos produits et de nos services. Certains de ces services peuvent également vous être procurés par des fournisseurs indépendants (déménageurs, conseillers, etc.) afin de mieux satisfaire à vos besoins dans le cadre de votre réinstallation. 2. Renseignements personnels portant sur les transactions - Pour assurer le contrôle de notre niveau de service et effectuer le suivi auprès de vous afin de garantir votre satisfaction à l’égard des services reçus. Nous n’utiliserons les renseignements personnels vous concernant qu’aux fins que nous vous aurons précisées. Si nous avons l’intention ou le besoin d’en faire un autre usage, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement au préalable. Communication des renseignements personnels vous concernant Si, par exemple, nous sommes appelés à vous procurer des services d’orientation dans votre nouvelle ville de résidence, il est possible que nous ayons besoin de renseignements au sujet de votre famille, lesquels nous aideront à adapter le programme d’orientation en conséquence de vos besoins particuliers. Il pourrait s’agir notamment de renseignements sur les besoins de vos enfants en matière d’instruction ou sur vos propres exigences médicales. Nous pourrions encore devoir vous rembourser vos frais de kilométrage ou autres frais accessoires et nécessiter par conséquent que vous nous fournissiez vos reçus. Néanmoins, nous nous assurerons toujours d’obtenir votre consentement préalable avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements. Par ailleurs, vous pourrez revenir sur votre consentement en tout temps, sous réserve toutefois de certaines conséquences juridiques (dont nous vous informerons). Vous ne pourrez revenir sur votre consentement en rapport avec un billet à ordre que vous avez signé par exemple. Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels Employés des SRRL Dans le cadre des activités commerciales quotidiennes, l’accès aux renseignements personnels de nature confidentielle est réservé aux employés ayant des raisons légitimes d’en prendre connaissance et de les utiliser. Néanmoins, conformément à leurs conditions de travail, tous les employés des SRRL sont tenus de respecter l’ensemble des lois et règlements en vigueur, y compris la présente Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels que nous avons mise en place en notre sein. Par ailleurs, lorsque nécessaire, les employés des SRRL se verront accorder et devront préserver les niveaux d’accès sécurisés adéquats. Enfin, l’utilisation ou la communication non autorisée de renseignements confidentiels sur la clientèle par un employé des SRRL pourra donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Sociétés affiliées aux SRRL Pour assurer que soit comblé l’ensemble de vos besoins en matière de relogement et moyennant votre permission (à moins qu’une interdiction contractuelle nous en empêche), nous pourrions devoir partager avec nos sociétés affiliées certains renseignements personnels vous concernant. Toutefois, nous ne procéderons de la sorte qu’avec votre consentement explicite préalable, sur lequel vous êtes en droit de revenir en tout temps. D’ailleurs, la marche à suivre pour retirer votre consentement est définie ci-dessous, dans la partie intitulée Retrait du consentement. (iii) Fournisseurs de services des SRRL Comme vous le savez sans doute, nous faisons souvent appel à d’autres fournisseurs de services dont nous coordonnons la prestation pour vous procurer la vaste gamme de produits et de services de relogement qu’offrent les SRRL. Nous entretenons en effet des réseaux d’avocats et de notaires, de déménageurs et de consultants qui aident les familles relogées à acheter une nouvelle maison, à déménager leurs biens et à se réinstaller dans leur nouvelle ville de résidence. N’est transmise à ces fournisseurs que l’information dont ils ont besoin pour procurer le service précis qu’ils ont été engagés à fournir. Tous les membres de notre réseau de fournisseurs associés sont également tenus, par voie d’un engagement contractuel, d’assurer la protection de la nature confidentielle des renseignements et sont l’objet d’une interdiction formelle d’utiliser cette information à des fins autres que celles que nous avons expressément autorisées. Ils sont tenus par ailleurs de traiter les renseignements personnels d’une manière conforme en tous points aux dispositions de notre Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels. Modes de protection des renseignements personnels vous concernant Les SRRL disposent de nombreuses mesures de contrôle assurant la protection des renseignements en leur possession ou sous leur garde ainsi que la sécurité de leurs systèmes d’information. Les dossiers des clients sont ainsi entreposés en fonction de la nature confidentielle de leur contenu. Des contrôles adéquats (tel un accès restreint) régissent nos systèmes informatiques et nos procédés et méthodes de traitement des données. Par ailleurs, l’accès aux lieux physiques où les renseignements personnels sont recueillis, traités et stockés est réservé uniquement aux employés autorisés. Enfin, à la demande de votre employeur, votre dossier lui sera retourné après sa clôture. Lorsque vous rencontrez un employé des SRRL ou lui téléphonez pour discuter de votre dossier, il est possible qu’on vous demande des renseignements ayant pour but de vous identifier. Ce mode de protection est conçu pour assurer que vous seul - ou une personne dûment autorisée par vous - ayez accès à votre dossier. Sécurité des sites Web Afin de mieux vous servir, les SRRL donnent à leur clientèle l’accès à certains renseignements par l’entremise de leurs sites Web sécurisés. Comme ils se sont engagés à protéger votre vie privée et les renseignements personnels vous concernant, les SRRL veilleront en tout temps à ce que toute information accessible par l’entremise de leurs sites demeure ainsi parfaitement sécurisée. De plus, pour empêcher tout accès non autorisé à votre compte, vous êtes tenu d’ouvrir votre session dans chacun de ces sites au moyen d’un code d’utilisateur personnel et d’un mot de passe crypté. Ainsi, à défaut de fournir le bon mot de passe, nul ne sera autorisé par le système à accéder à votre compte. Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité de les modifier En votre qualité de client des SRRL, vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous conservons dans votre dossier, de les vérifier et de réclamer des modifications si vous pouvez en démontrer l’inexactitude. Par conséquent, si vous désirez consulter le contenu de votre dossier, veuillez en faire parvenir la demande écrite au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels, à l’adresse précisée dans la partie ci-dessous intitulée « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous tâcherons de satisfaire à votre demande le plus rapidement possible. Si, après vérification, vous désirez que des modifications soient apportées aux renseignements contenus dans votre dossier, de nouveau, faites parvenir une demande à cet effet au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels. Retrait du consentement Afin d’être en mesure de vous procurer nos produits et nos services de relogement, nous, des SRRL, partagerons, avec votre consentement préalable, les renseignements personnels vous concernant avec nos sociétés affiliées (à moins qu’une interdiction contractuelle ne nous en empêche). Toutefois, si vous ne désirez pas recevoir de matériel promotionnel de ces entreprises ou si vous refusez que les renseignements personnels vous concernant soient communiqués avec ces entités, veuillez communiquer avec nous : À l’adresse customerservice@royallepage2.com ou en composant le 1-866-827-8920. Renseignements anonymes et témoins (ou cookies) Il est possible que les SRRL recueillent des renseignements non personnels à votre sujet, c’est-à-dire de l’information ne pouvant être retracée à une personne identifiable ou spécifique. Nos serveurs, par exemple, enregistrent automatiquement certaines données lorsque vous consultez les sites Web des SRRL. Ces données sont recueillies au moyen de témoins (ou cookies) - de minuscules fichiers texte contenant un seul numéro permettant à nos système d’identifier votre navigateur Internet (et pas vous) – chaque fois que vous visitez l’un de nos sites Web utilisant les témoins. Ces témoins ou cookies peuvent également préciser les pages que vous avez consultées, révéler le numéro IP de votre ordinateur et fournir d’autres statistiques relatives à l’utilisation faite de notre site. Ils aident les SRRL à améliorer la fonctionnalité de leurs sites Web, à en rehausser la convivialité et à intensifier la sécurité de vos sessions de navigation. Cette information peut également servir à des fins d’analyse et de recherche (évaluation du nombre de visiteurs de nos sites, p. exemple), mais en aucun temps, ne procure de renseignements personnels sur vous, l’utilisateur. Certes, l’ensemble de ces données combinées peut être partagé avec d’autres parties, mais uniquement dans la mesure où jamais elles n’englobent de renseignements permettant de vous identifier personnellement. Par ailleurs, vous pouvez configurer votre navigateur Internet afin d’être avisé lorsque votre ordinateur reçoit un cookie et vous pouvez même les refuser tous d’un même coup. Néanmoins, si vous refusez d’accepter les témoins, il est possible que vous restreigniez ainsi la fonctionnalité de notre site. Le site www.relodialogue.com, par exemple, nécessite les cookies pour reconnaître les clients bénéficiant d’un droit d’accès valide à la base de données. Si votre navigateur refuse d’accepter les témoins, notre site ne vous accordera plus l’accès par l’entremise de vos code d’utilisateur et mot de passe.
Si vous vous êtes adressé à Madame Bourassa mais n’êtes toujours pas parfaitement satisfait de la façon dont vos préoccupations ou plaintes ont été résolues, communiquez avec :
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